Me revoilà à l’aube d’une nouvelle rentrée scolaire, après quelques années d’absence, et je me suis creusé la mémoire pour retrouver mes meilleurs trucs de gestion et d’organisation du temps. Pendant mon bac où j’étudiais à temps plein, que je travaillais à temps partiel et que j’arrivais tout de même à avoir une « vie » personnelle, mon secret pour arriver à tout caser dans une semaine était une dose massive d’organisation. Voici donc mes meilleurs trucs pour tirer le maximum des 24 heures quotidiennes mises à notre disposition, sept jours par semaine.
Mon premier conseil, qui vous paraîtra le plus simple, est de bien s’organiser. Ce que je veux dire par « bien s’organiser », et j’insiste sur le bien, c’est de faire une planification de son temps en tenant compte des priorités de chaque tâche. Selon votre préférence, ayez un agenda papier ou utilisez l’application calendrier de votre téléphone pour vous poser et prendre le temps de planifier ce qui s’en vient. Tout d’abord, il s’agit de faire une liste des choses à effectuer dans la semaine ou dans le mois. Ensuite, pour chacune, y inscrire le niveau de priorité ou une date d’échéance, pour celles qui en ont une. Cela permet d’avoir une idée visuelle des tâches qui doivent être réalisées en premier, ou celles qui peuvent attendre si le temps vient à manquer. Répartir les tâches sur toute la semaine en fonction des priorités, des rendez-vous ou des cours, sans oublier de s’accorder des plages horaires de « me time », un must pour optimiser son efficacité et sa concentration. Une fois la semaine bien organisée, il ne reste plus qu’à passer à l’action chaque jour, en sachant toujours ce qui doit être fait. Pour ma part, chaque dimanche, je prends le temps de m’asseoir avec mon agenda papier, mes stylos de couleur et une boisson chaude et je fais un plan de la semaine à venir. C’est du temps investi le dimanche, mais qui permet d’en gagner un peu tous les jours.
On nous a souvent répété par le passé qu’il fallait absolument être multitâche/avoir la capacité de faire plusieurs tâches simultanément. L’heure est à la confession : il est beaucoup plus productif et efficace de se concentrer uniquement sur une seule à la fois. On parle ici de compartimentation, qui est un peu comme la méditation pleine conscience des tâches intellectuelles. Lorsque vous avez une plage horaire réservée pour une tâche X, mettez toute votre attention et votre focus sur celle-ci, et ce, pour toute la durée attitrée. Laissez de côté les autres projets à venir ou le stress et concentrez-vous uniquement sur ce qui doit être fait, à ce moment précis. Vous aurez d’autres occasions pour travailler sur ces projets qui vous turlupinent. À moins que votre travail ne nécessite l’utilisation du cellulaire, mettez celui-ci le plus loin possible de vous lorsque vous êtes en période de productivité. Sinon, il existe des applications pour vous aider à en gérer l’utilisation afin d’améliorer votre efficacité et votre concentration.
Dernier petit truc, et non le moindre; la technique Pomodoro qui permet d’optimiser son efficacité en entrecoupant les périodes de concentration/productivité de courtes pauses. La méthode originale suggère une période de travail de 25 minutes suivie d’une pause de cinq minutes. Après quatre cycles complétés, une pause plus longue est accordée. Il est tout à fait possible de l’adapter en fonction du temps où vous arrivez à rester concentré et de l’ampleur de la tâche à réaliser. J’ai déjà utilisé cette technique en faisant des périodes de travail sans interruption de 50 minutes suivies de pauses de dix minutes, où je faisais complètement autre chose (du ménage, la vaisselle, lire un livre, faire quelques exercices ou étirements, etc.). Cette technique est un complément au point précédent, car la période réservée pour une tâche ne doit pas être entrecoupée par des distractions liées à autre chose. Si c’est le cas, il suffit de les noter sur notre « to-do list » afin de ne pas les oublier et de retourner immédiatement à ce qui est à l’agenda.
J’espère que ces petits trucs de gestion et d’optimisation du temps vous seront utiles pour devenir une bête d’organisation et de productivité. Lorsque les gens disent « je n’ai pas le temps », ce que j’entends plutôt c’est « je ne prends pas le temps », car je suis convaincue qu’il s’agit d’une question d’organisation et de gestion adéquate des priorités. Lorsqu’on établit ce qui est important pour nous, ce qui donne un sens à notre vie et ce qui compte vraiment, on trouve toujours le temps… À vos agendas!
Crédit photo: Sophie Fortin